Kommunen vet ikke hvor ofte de bryter loven

Av
DEL

MeningerHvordan behandler Tønsberg kommune henvendelser fra sine innbyggere? Får innbyggere og brukere av kommunale tjenester svar innen de frister som loven setter? Dette har Kontrollutvalget i Tønsberg undersøkt. Resultatet er mildt sagt ikke oppmuntrende. 

Jeg er en av mange  som har opplevd å ikke få svar på henvendelser til kommunen. Heller ikke etter gjentatte purringer, svar kommer  først når Sivilombudsmannen purrer. Jeg har skrevet om dette i Tønsbergs Blad tidligere. Heller ikke det førte til svar fra kommunen, men en storm av brev fra andre som også savnet svar fra kommunen. Dette kan være såkalte anekdotiske bevis, det vil si at det bare er noen som har vært uheldige, men regelen er at man holder lovens frister. Revisjonsrapporten som Kontrollutvalget har latt utarbeide, tyder dessverre ikke på det. 

KPMG undersøkte 24 såkalte innsynsbegjæringer som kommunen fikk i oktober 2018. Innsynsbegjøring er at folk spør om innsyn i en sak eller et dokument. Av de 24 henvendelsene ble 11 behandlet etter regelverket, altså mindre enn 50%. I perioden 2015 til 2017 fikk kommunen 91 innsynsbegjæringer, av dem er 51 innfridd. I revisjonsrapporten går man nærmere inn på 12 innsynsbegjæringer. Resultatet viste at ingen innsynsbegjæringer er besvart innen offentlighetslovens frist. I over halvparten av sakene har kommunen brutt sin egen tidsfrist på 30 dager. 4 av forespørslene er aldri blitt besvart.

Når det gjelder innsynsbegjæringer kan vi altså konkludere med at kommunen har klare forbedringspunkter. Det bør være et mål at alle innsynsbegjæringer besvares innen offentlighetslovens krav om svar innen 3 virkedager. Der det kan være snakk om omfattende dokumentasjon som etterspørres bør den som spør få et midlertidig svar innen 3 dager. 

Når det gjelder andre henvendelser til kommunen, har kommunen rett og slett ingen oversikt over hva som er besvart eller ikke. Vi har gått inn på henvendelser 1-3.9.. Det dreier seg om 115 henvendelser. Av disse er 58 unntatt offentlighet. Den avdelingen som fikk flest henvendelser var kommuneutviklingsavdelingen som har ansvar for byggesaker, kommuneplaner, reguleringsplaner, seksjonering, oppmåling, deling av eiendom, grensejusteringer og kart. Ikke urimelig at det kommer mange henvendelser dit. Det er også lett å forstå innbyggernes frustrasjon når de ikke får svar.


Rapporter viser at det gjennom flere år vært mangelfulle rutiner knyttet til journalføring av dokumenter og avslutting av saker. Kommunen har igangsatt et omfattende arbeid for å rydde opp i arkiv- og journalsystemet frem mot kommunesammenslåingen. Alle henvendelser til kommunen som blir registrert blir registrert som "inngående brev", dermed får ikke kommunen en enkelt oversikt over hvilke typer henvendelser de har registrert. Det er heller ikke mulig for kommunen å få informasjon om behandlingstiden ved henvendelser, uten å gjøre dette manuelt for hver enkelt henvendelse. 
Flere ansatte i kommunen har påpekt at kommunen har mye å gå på når det gjelder opplæring og bruk av rapporter/oversikter fra arkiv og journalsystemet. Ifølge flere respondenter er kommunens sak-/arkivsystem fra 2006 og det har ikke vært foretatt periodisering. Det er bl.a. restanser knyttet til medarbeidere som har sluttet.

Det er åpenbart at rådmannen har en jobb å gjøre. Kontrollutvalget anbefaler at kommunen etablerer egne rutiner for kvalitetssikring og avslutning av saker. Det innebærer å ha rutiner som gjør det mulig å ha tilstrekkelig oversikt over hva som blir behandlet og besvart innen lovens frist som er 30 dager. I tillegg må kommunen gå gjennom gamle saker for å sørge for at de besvares og avsluttes. Det må være kontrollrutiner som sikrer at henvendelser til kommunen blir behandlet korrekt. Rutinene for behandling av innsynsbegjæringer må endres slik at de er i samsvar med god forvaltningsskikk slik det er beskrevet i veilederen til offentlighetsloven. Kommunens internkontroll må fange opp saker som ikke besvares innen fristen.

Skriv ditt leserbrev her «

DELTA I DEBATTEN! Vi oppfordrer leserne til å bidra med sine meninger, både på nett og i papir

Artikkeltags